تذكيرات واضحة تساعد فريقك على إنجاز العمل

اجعل الخطوة التالية واضحة

تخيّل فريق عمليات تصل فيه طلبات المراجعة إلى الشخص المعني دون أن تضيع بين الرسائل. يعرف الموظف ما المطلوب منه ومتى يُنتظر رده. ويستطيع زملاؤه معرفة حالة المهمة بدل سؤال الجميع عمّا وصلت إليه.

لتحقيق ذلك عبر أتمتة المهام، اتفقوا أولًا على الحالات التي تحتاج إلى تذكير. يصل تذكير التأخير إلى المسؤول عن المهمة. وإذا لم يرد خلال المدة المتفق عليها، يتولى قائد الفريق المتابعة. أما التحديثات العادية، فيمكن عرضها في قائمة المهام دون إرسال تنبيه جديد إلى الجميع.

وضّح في الرسالة ما يحتاج الموظف إلى فعله: «راجع قائمة التحقق من التسليم للطلب R-037. كان موعد المراجعة الساعة 14:00. افتح المهمة لإكمال المراجعة أو توضيح سبب التأخير». يقود الرابط إلى المهمة الحالية، ولا يتيح الاطلاع عليها إلا للأشخاص المعنيين.

مراجعة واحدة يعرف الجميع من يتابعها

مثال افتراضي: يحتاج منسق التسليم إلى أن يراجع أحد زملائه قائمة التحقق من التسليم، قبل أن يُعدّ تحديثًا للعميل. في هذا المثال، موعد المراجعة يوم الاثنين الساعة 14:00. وساعات العمل من 09:00 إلى 17:00، من الأحد إلى الخميس، بتوقيت الرياض.

1. الساعة 14:00: ما زالت المهمة مفتوحة، فيُرسل تذكير واحد إلى المراجع. إذا فُحصت حالة المهمة مرة أخرى، فلا يُرسل التذكير نفسه من جديد.
2. الساعة 16:00: لم يُسجّل أي رد. بعد ساعتَي عمل، تصل رسالة متابعة واحدة إلى قائد الفريق ليقدّم المساعدة أو يتفق على موعد جديد للمتابعة.
3. الساعة 16:20: يُكمل المراجع المهمة. تُلغى التذكيرات التي لم تُرسل بعد، ويرى المنسق أن المراجعة انتهت.

تأكيد استلام التذكير يعني أن الشخص ردّ، ولا يعني أنه أنهى المراجعة. وإذا احتاج إلى وقت إضافي، يُسجّل اسم المسؤول عن الخطوة التالية وموعد المتابعة المتفق عليه. أما إذا لم يُعيّن مراجع أصلًا، فتعود المهمة إلى المسؤول عن سير العمل لتعيين شخص؛ إرسالها إلى الجميع لا يعالج المشكلة.

يعرض نموذج قواعد التذكير وتسلسل المتابعة هذه القواعد وحالات بديلة. جميع الأدوار والأوقات افتراضية؛ المثال لا يعرض نتيجة لدى عميل ولا يختبر خدمة رسائل فعلية.

وجّه المتابعة إلى العمل الذي يحتاج إليها

ابدأ بمراجعة دورية واحدة في شركتك. تابع هل يردّ الأشخاص وينجزون المهمة، وهل تتكرر الرسائل، وهل توجد مهام متأخرة لم يصل عنها تنبيه. انخفاض عدد الرسائل وحده لا يثبت نجاح المتابعة. يبقى تحديث حالة المهمة والتحقق من الرسائل التي لم تصل مسؤولية أشخاص محددين.

يمكن لداتيمور مساعدتك في تحويل المسؤوليات والمواعيد المتفق عليها إلى سير عمل واضح للمتابعة. ويعرض عملنا في إدارة المشاريع تنظيم حالة المهام والمسؤوليات، لكنه لا يثبت تطبيق قواعد التذكير في هذا المثال. ابدأ معنا بمهمة متكررة: من المسؤول عنها، وكيف تريد أن تصبح متابعتها أسهل على فريقك؟