يبدأ الموظف بالمراجعة بدل إعادة الكتابة
التحسن المطلوب هو أن يجد الموظف بيانات يستطيع فحصها ومصدرًا يرجع إليه. تظهر حالة كل فاتورة: جاهزة للمراجعة، أو تنتظر توضيحًا، أو سبق التعامل معها. ويستطيع زملاؤه متابعة تقدمها دون البحث في سلسلة رسائل لمعرفة آخر ما جرى.
تحدد المعالجة الذكية للمستندات نوع المستند، وتقرأ نصه وتجمع البيانات المطلوبة. ثم تفحصها قبل أن يراجعها الموظف. قراءة النص من الصورة وحدها لا تكفي لتجهيز البيانات للمحاسبة. الفائدة التي نبحث عنها هي تقليل كتابة التفاصيل نفسها كل مرة، مع بقاء أصل الفاتورة والمسؤول عن اعتمادها واضحين.
يرى المراجع ما يحتاج تصحيحًا وسببه
مثال ببيانات غير حقيقية: تحتوي الفاتورة SYN-102 على بندين بقيمة 1,000 و250 ريالًا سعوديًا، وإجماليها 1,250 ريالًا. لكن البيانات المقترحة تعرض 1,150 ريالًا. أعددنا هذه القيم لشرح المراجعة؛ لم نستخدم برنامجًا لقراءة الفاتورة أو نقِس دقته.
أمام الموظف: الإجمالي المقترح وأصل الفاتورة وفرق قدره مئة ريال. يتوقف السجل للتصحيح قبل إرساله إلى نظام المحاسبة.
يتأكد المراجع من أن الإجمالي الصحيح هو 1,250 ريالًا، ويسجّل التعديل، ثم يفحص البيانات المصححة قبل اعتمادها. الموظف الذي يتسلم العمل بعده يرى ما تغيّر وسببه. أما الموافقة على دفع الفاتورة فتبقى خطوة منفصلة عن مراجعة بياناتها.
هكذا يعرف الفريق ما يحتاج تصحيحًا وأين يجد ما يساعده على ذلك. اتفق كذلك على التأكد من بيانات المورّد وعدم إدخال الفاتورة مرتين. قد يعطي البرنامج تقديرًا لمدى ثقته بالقيمة التي قرأها. هذا يساعد في تحديد ما تراجعه أولًا، لكنه لا يجعل القيمة صحيحة إذا كشف الفحص خطأً. توضّح إرشادات Microsoft كيف تساعد هذه التقديرات الموظف في المراجعة.
اجعل الإدخال أقل والمتابعة أوضح
ابدأ بنوع واحد من المستندات المتكررة وبالبيانات التي يحتاجها فريق المحاسبة. جرّب عينات إنجليزية وعربية ومختلطة من العمل اليومي، بينها نسخ غير واضحة. الفائدة الفعلية تعتمد على مقدار التصحيح المطلوب وقدرة الفريق على المراجعة. وإذا كان المورّد يرسل بيانات موثوقة يستطيع نظام المحاسبة قراءتها مباشرة، فاستخدمها كما هي.
يمكن لمشروع محدد مع داتيمور في ربط المستندات بأنظمة شركتك أن يجمع قراءة البيانات وفحصها ومراجعتها ضمن عمل الفريق الحالي. اتفق على من يرى الملفات، ومدة حفظها، ومن يراجعها، ومن يقدم الدعم. الهدف: فواتير جاهزة للمراجعة، يعرف الموظف ما يحتاج منها إلى تصحيح، ويستطيع زملاؤه متابعة تقدمها.
يوضّح مشروع مراجعة سلسلة التبريد عملًا قريبًا من هذه الفكرة في تنظيم الفحص والمتابعة، لكنه ليس مثالًا على قراءة بيانات الفواتير. وللاطلاع على تفاصيل المثال، افتح حزمة المستندات غير الحقيقية أو نزّل الحزمة باللغتين.