ابدأ بتقرير يفيد الفريق في عمله
يجمع ذكاء الأعمال سجلات الشركة ليساعد فريقك على فهم سير العمل. يمكن أن تبدأ بسؤال يتكرر كل أسبوع، مثل: «أي طلبات ما زالت تنتظر الشحن؟» الهدف أن يتفق فريقا المبيعات والعمليات على الخطوة التالية بناءً على الأرقام نفسها، بدل أن يجهّز كل فريق ملفًا مختلفًا قبل الاجتماع.
ابدأ بالسجلات وتأكد من صحتها، ثم اتفق مع الفريق على طريقة حساب الأرقام، وبعدها صمّم التقرير. بهذا الترتيب، يمكن تغيير شكل العرض مع بقاء معنى الأرقام ثابتًا. يشرح دليل IBM لذكاء الأعمال، بالإنجليزية هذه الفكرة العامة: من مصادر البيانات إلى التقرير.
قد يكفي ملف جداول منظّم إذا كان شخص واحد يحدّث تقريرًا صغيرًا لعدد محدود من الزملاء. وتصبح الحاجة إلى نظام تقارير مشترك أوضح عندما تعتمد عدة تقارير على الحسابات نفسها، أو تحتاج إلى تحديث منتظم وصلاحيات مختلفة للفرق. حدّد هذه الحاجة ومن سيتولى المتابعة قبل اختيار الأداة.
من سجل الطلبات إلى رقم يتفق عليه الجميع
مثال افتراضي للتوضيح، وليس نتائج عميل: تريد شركة توزيع صغيرة أن يرى فريقا المبيعات والعمليات الكميات التي لم تُشحن بعد. عند الموعد المحدد لهذا التقرير، لديها ثلاثة طلبات من المنتج نفسه: 20 و15 و10 وحدات. وتُظهر السجلات شحن 12 و15 و4 وحدات، بالترتيب.
الحساب المتفق عليه هو الكمية المطلوبة ناقص الكمية المشحونة لكل رقم طلب. يعرض التقرير 14 وحدة تنتظر الشحن في طلبين: 8 وحدات من الطلب الأول و6 من الثالث. يستطيع الفريقان الرجوع إلى السجلات وشرح الرقم. نفترض هنا أن السجلات مكتملة، ولا توجد مرتجعات أو طلبات ملغاة.
لكن سجل شحن الوحدات الأربع ظهر مرتين في الملف. إذا احتسبنا النسختين، سيظهر أن المتبقي 10 وحدات فقط. يراجع مسؤول التقرير رقم الشحنة في المصدر، ويتأكد أن السجل مكرر، ثم يحتسب الشحنة مرة واحدة. يصبح المتبقي 14 وحدة بعد تصحيح البيانات؛ وهذا لا يعني أن أداء الشحن تغيّر. وإذا لم يتأكد أن السجل مكرر، تبقى النتيجة غير مؤكدة.
اجعل التقرير جزءًا ثابتًا من العمل
جرّب التقرير في اجتماع أسبوعي واحد. تأكد أن الزملاء يستطيعون شرح الإجمالي، ومعرفة ما يحتاج إلى مراجعة، والوصول إلى الشخص المسؤول عنها. اتفقوا على موعد اكتمال السجلات، ومن يحدّث التقرير، ومن يغطي غيابه. بعد استقرار هذه الخطوات، أضف سؤالًا آخر.
يوضح المثال التفصيلي ومخطط الربط وخطوات البداية كيف تتحول السجلات إلى أرقام متفق على طريقة حسابها، ثم تظهر في التقرير. استخدمه لتحديد ما تحتاجه شركتك في النسخة الأولى.
تستطيع Datimore مساعدتك في بناء تقارير مشتركة تناسب طريقة عمل فريقك. ويوضح مشروع متابعة الأداء التجاري جمع معلومات المبيعات في مكان واحد لمتابعتها، وهو مشروع منفصل عن هذا المثال الافتراضي. شاركنا سؤالًا يتكرر لدى فريقك، وما يتوفر من سجلات لإجابته، ومن سيستخدم التقرير. الهدف أن يبدأ كل اجتماع بأرقام واضحة، يستطيع فريقك شرحها وتحديثها.