داتيمور · ورقة عمل لتحليل بيانات شركتك
من سؤال في العمل إلى خطوة واضحة
اختر أسلوبًا يجيب عن سؤالك، ثم وضّح ما تخبرك به النتيجة وما لا يمكنك استنتاجه منها. هذه الورقة تساعدك على التخطيط. الأمثلة الثلاثة وجميع أرقامها افتراضية، وليست نتائج عملاء.
احفظ ملف HTML لاستخدامه دون إنترنت، أو اطبعه. يمكنك الكتابة في الحقول قبل الطباعة. ما تكتبه يبقى في الصفحة، ولا يُرسل إلى أي جهة ولا يُحفظ تلقائيًا. احتفظ بنسخة مطبوعة أو PDF قبل إغلاق الصفحة أو تحديثها.
حدّد السؤال أولًا
- ماذا حدث؟ ← التحليل الوصفي
- استخدم الأعداد أو الإجماليات أو النسب أو قيمة تعبّر عن الحالات المعتادة. حدّد ما تحسبه والسجلات التي تدخل في الحساب.
- أين نبحث عن تفسير؟ ← التحليل التشخيصي
- راجع النتيجة حسب مرحلة العمل أو المنتج أو الفترة، ثم ارجع إلى السجلات الأصلية. النمط الذي يظهر يوجّه البحث، لكنه لا يثبت السبب.
- ما الفرق بين المجموعات؟ ← المقارنة
- استخدم المقياس نفسه ومدة المتابعة نفسها لكل مجموعة. راجع حجمها وما تضمّه والسجلات الناقصة. وجود فرق لا يفسّر سببه وحده.
- ماذا قد يحدث لاحقًا؟ ← التنبؤ
- قدّر النتيجة من سجلات سابقة، ثم اختبرها على نتائج لاحقة لم تدخل في الحساب. جرّب أيضًا توقعًا بسيطًا، مثل استخدام عدد الأسبوع الماضي كما هو. ثم قارن الفرق بين كل توقع والنتيجة الفعلية. التوقع قابل للخطأ، وليس التزامًا بنتيجة.
اختر بيانات تناسب السؤال. الأرقام تفيد في الحساب، والتصنيفات في تجميع السجلات، والتواريخ في ترتيب الأحداث وحساب المدد. أما الملاحظات المكتوبة فتحتاج إلى قراءة متأنية. قد تخبرك مجموعة مختارة من السجلات عن تلك الحالات فقط، لا عمّا يحدث في شركتك ككل.
ثلاثة أمثلة بأرقام افتراضية
1. متجر: حدّد أين تبدأ مراجعة المرتجعات
السؤال: أي الفرعين لديه نسبة مرتجعات مسجّلة أعلى؟
- البيانات
- خلال فترة البيع نفسها، الفرع «أ»: 200 وحدة مباعة و20 مرتجعة. الفرع «ب»: 600 مباعة و30 مرتجعة. تُحسب كل وحدة مباعة مرة واحدة، ولها عملية إرجاع واحدة كحد أقصى. تُستبعد المبيعات الملغاة. سجلات الفرعين مكتملة وتغطي 30 يومًا بعد بيع كل وحدة.
- الطريقة والنتيجة
- المقارنة: الوحدات المرتجعة ÷ الوحدات المباعة × 100. الفرع «أ»: 20 ÷ 200 × 100 = 10%. الفرع «ب»: 30 ÷ 600 × 100 = 5%. العدد أعلى في «ب»، والنسبة أعلى في «أ». النتيجة تصف هذه المبيعات، ولا تتنبأ بالمبيعات القادمة.
- متى تكون المقارنة غير مكتملة؟
- إذا لم تنتهِ مدة المتابعة في الفرع «ب»، فنسبة 5% مؤقتة. انتظر اكتمال المدتين قبل ترتيب الفرعين. وإذا كان عدد الوحدات المباعة صفرًا، فلا يمكن حساب النسبة؛ لا تسجّلها 0%. ولا تخلط عدد الوحدات بعدد الطلبات.
- حدود النتيجة والخطوة التالية
- قد يختلف نوع المنتجات أو العملاء بين الفرعين. النسب لا تثبت سوء الخدمة ولا أن الفرق سيستمر. يراجع مدير المتجر المنتجات وأسباب الإرجاع المسجّلة قبل اختيار التغيير المناسب.
2. تصنيع: افهم مدة الإنجاز قبل تحديد موعد للعميل
السؤال: ما مدة الإنجاز المعتادة لهذه الطلبات الخمسة المكتملة، وأيّها يحتاج إلى مراجعة؟
- البيانات
- استغرقت خمسة طلبات مختارة 2، 3، 3، 4، 18 يوم عمل. يُستخدم تقويم أيام العمل نفسه لجميع الطلبات، وتُقاس المدة من قبول الطلب إلى اكتماله.
- الطريقة والنتيجة
- التحليل الوصفي: القيمة التي تتوسط الأرقام بعد ترتيبها، وتسمّى الوسيط، هي 3 أيام. والمتوسط الحسابي هو (2 + 3 + 3 + 4 + 18) ÷ 5 = 6 أيام. اعرض القيمتين؛ فالطلب الأطول رفع المتوسط. ابدأ بمراجعة تواريخ مراحل الطلب الذي استغرق 18 يومًا والملاحظات المسجّلة عنه.
- متى يحتاج الحساب إلى مراجعة؟
- طلب سادس لم يكتمل بعد، وليس له تاريخ اكتمال. أبقه ظاهرًا كطلب غير مكتمل، ولا تسجّل مدته صفرًا أو تحسبه ضمن الطلبات المكتملة. ولا تحذف مدة 18 يومًا لمجرد أنها غير معتادة. تحقّق أولًا من وجود خطأ في التسجيل، ووضّح أي تصحيح.
- حدود النتيجة والخطوة التالية
- هذه الطلبات الخمسة المختارة لا تمثّل كل الطلبات ولا تكفي لوعد العميل بمدة تسليم. ولا يكشف أيّ من الرقمين سبب التأخير. يراجع مسؤول تخطيط الإنتاج العمل غير المكتمل وأنواع الطلبات وسجلات مناسبة لفترة أطول قبل الاتفاق مع العميل.
3. خدمات مهنية: جرّب توقعًا بسيطًا قبل الاعتماد عليه
السؤال: لو استخدمنا عدد استفسارات الأسبوع الماضي لتوقع الأسبوع التالي، فما مدى قربه من النتيجة؟
- البيانات
- سُجّلت جميع الاستفسارات في أربعة أسابيع متتالية. وكانت أعدادها بالترتيب: 8، 10، 9، 11. يُحسب كل استفسار مرة واحدة وبالتعريف نفسه. لا تستخدم الأسبوع الخامس في إعداد التوقع؛ وعدده الفعلي لاحقًا هو 12.
- الطريقة والنتيجة
- التنبؤ: استخدم آخر عدد معروف، 11، كتوقع للأسبوع الخامس. كان التوقع أقل من العدد الفعلي باستفسار واحد: 12 − 11 = 1. هكذا تختبر توقعًا واحدًا على نتيجة لاحقة.
- متى لا يصلح الاختبار؟
- إذا كانت بيانات الأسبوع الرابع تغطي جزءًا منه فقط، فلا تستخدم العدد 11 على أنه عدد أسبوع كامل. وإذا استخدمت الأسبوع الخامس لاختيار التوقع أو تعديله، فلن يعود اختبارًا مستقلًا له.
- حدود النتيجة والخطوة التالية
- أسبوع واحد لا يثبت دقة يمكن الاعتماد عليها ولا يحدّد عدد الموظفين المطلوب. والاستفسارات ليست مشاريع مؤكدة. يحتاج مدير الخدمات إلى سجلات مناسبة لفترة أطول، واختبارات متكررة على فترات لاحقة، ومعلومات عن الجهد المطلوب لكل مشروع قبل تخطيط عدد الموظفين. وقد تجعل الحملات أو الإجازات أو تغيّر الخدمات النمط السابق غير مناسب.
خطّط لتحليل واحد مع فريقك
اجعل السؤال محدّدًا بما يكفي للإجابة عنه من بيانات يمكنك التحقّق منها. وحدّد من يراجع النتيجة ويتابع الخطوة التالية.
ما التحسّن الذي نريده؟ وما السؤال المحدّد؟
ما أسلوب التحليل المناسب؟ ولماذا؟
ما السجلات والتواريخ والتعريفات وأحجام المجموعات التي سنستخدمها؟
كيف نتحقّق من البيانات الناقصة أو غير المناسبة؟
ما النتيجة؟ وكيف حسبناها أو ما الدليل عليها؟
ما الذي لا تثبته هذه النتيجة؟
من يراجعها؟ وما الخطوة التالية؟ ومتى نتابعها؟