بيانات عملاء جاهزة ليوم العمل التالي

1. ابدأ بفحوصات متفق عليها

يحتاج فريق المبيعات إلى معرفة المسؤول عن كل عميل نشط والمنطقة التي يتبع لها. يفحص منسق البيانات ملف العملاء اليومي الساعة 09:00، قبل اجتماع التخطيط الساعة 10:00. جميع أوقات المثال بالتوقيت العالمي UTC.

• فحص الملف: يجب أن يكون الملف موجودًا وقابلًا للقراءة، ويحمل تاريخ اليوم، وأن يكون قد أُعد بين 08:30 و09:00. أُعد كل ملف الساعة 08:45 في تاريخه الموضح أدناه.
• فحص المسؤول: يجب أن يكون المسؤول عن كل عميل نشط لينا أو عمر. فريق عمليات المبيعات مسؤول عن هذه القائمة، ويتابع الأسماء المفقودة أو غير المعتمدة.
• فحص المنطقة: تسمح القاعدة v1.0 بالمناطق الوسطى والغربية والشرقية. مدير المبيعات مسؤول عن قائمة المناطق المعتمدة.
• متى تبدأ المتابعة؟ عدم اجتياز فحص واحد يكفي لإضافة السجل إلى قائمة المتابعة. اجتياز الفحصين لا يثبت صحة كل تفاصيل السجل.

تظهر سجلات العملاء المغلقة، لكنها لا تدخل في الفحصين. إذا كانت حالة العميل مفقودة أو غير معروفة، أو تكرر رقم سجل، أو تعذرت قراءة الملف، يتوقف الفحص في هذا المثال. لا تتجاهل هذه الحالات، ولا تُعرض نتائج بقية السجلات على أنها نتيجة كاملة.

2. راجع البيانات التي بدأنا بها

في 2 أكتوبر، أصبح للسجل C102 مسؤول معتمد، وأُضيف السجل C107. بقية القيم لم تتغير. «فارغ» تعني أن الخانة لا تحتوي على قيمة في المصدر.

3. اقرأ لوحة متابعة الجودة

اكتمال الفحص لا يعني أن البيانات سليمة. اكتمل الفحص في اليومين، وكشف في كل يوم عن سجلات تحتاج إلى متابعة.

تحديث قائمة المناطق المعتمدة: أكد مدير المبيعات في 1 أكتوبر الساعة 15:00 أن الشمالية منطقة عمل جديدة. وبالموافقة REG-02 أُضيفت إلى القاعدة v1.1، بدءًا من 2 أكتوبر الساعة 09:00. تبقى القيمة في المصدر «الشمالية»، وتبقى الملاحظة السابقة وفق v1.0 محفوظة. تختلف القواعد وأعداد السجلات بين اليومين، لذلك لا يثبت اختلاف النتيجة تحسن جودة البيانات.

يُحسب كل سجل مرة واحدة في الإجمالي، حتى لو لم يجتز الفحصين. وتُسجّل ملاحظة منفصلة لكل فحص لم يجتزه ذلك السجل.

4. حدد مسؤولًا وخطوة تالية لكل ملاحظة

إذا لم يجتز السجل الفحص نفسه مرة أخرى، حدّث الملاحظة المفتوحة بدل إنشاء ملاحظة جديدة. وإذا عادت المشكلة بعد إغلاق الملاحظة والتحقق من حلها، فأعد فتحها مع الاحتفاظ بتاريخها. يُبلّغ الفريق المسؤول عند فتح الملاحظة أو إعادة فتحها، ويُبلّغ مسؤول التقرير عند تجاوز موعد المراجعة. يتولى بديل محدد المتابعة عند غياب المسؤول.

النتيجة التي نريد الوصول إليها: يعرف الفريق السجلات التي اجتازت الفحوصات، وما يحتاج إلى متابعة، ومن يتابعه. وتكرار السجلات دون مسؤول يوجه الانتباه إلى طريقة إدخال البيانات أو نقلها.

5. وضّح متى تكون البيانات غير متاحة

إذا لم يصل ملف 3 أكتوبر عند الساعة 09:00، تظهر عبارة «لم يكتمل الفحص — جودة البيانات الحالية غير معروفة». تُعرض آخر نتيجة مؤكدة بتاريخ 2 أكتوبر، الساعة 09:00، ولا تُقدّم على أنها نتيجة اليوم أو على أن عدد الملاحظات صفر. يتابع منسق البيانات مع مسؤول الملف، ويبلغ مسؤول التقرير قبل الاجتماع.

إذا وصل الملف متأخرًا وكان قد أُعد خلال الفترة المتفق عليها، تُعاد جميع الفحوصات ويُسجّل وقت الفحص الفعلي. أما الملف المُعد خارج هذه الفترة فيبقى حالة تحتاج إلى مراجعة، حتى يعتمد المسؤول فترة بديلة ويوثقها. لا تُغيّر القاعدة دون موافقة. تبقى الملاحظات السابقة مفتوحة حتى تُفحص السجلات المعنية مجددًا. هذه القواعد لا تثبت أن الموظف المذكور هو المسؤول فعلًا، أو أن العنوان صحيح، أو أن الملف يشمل كل العملاء. اتفق على الفحوصات الإضافية مع من يستخدمون البيانات.