DATIMORE · WEB-032

أي نسخة يستطيع الفريق استخدامها؟

جدول للصلاحيات ومثال تطبيقي. احفظوا الصفحة أو اطبعوها لتخطيط الموافقة على مستند واحد. استبدلوا قواعد المثال بما اتفقت عليه شركتك.

نموذج افتراضي للتخطيط. الأشخاص والصلاحيات والمواعيد هنا مفترضة. فُحصت القواعد ببرنامج اختبار صغير، وليس في نظام يعمل لدى عميل. لا توجد نتائج عملاء أو وفورات مقاسة.

1. اتفقوا على صاحب القرار

المسؤول عن الإجراء في المثال هو مدير العمليات. لا يوافق الكاتب على مستنده بنفسه. وإذا احتاج المستند موافقتين، تصدران من شخصين مختلفين. نوع غير معروف، أو رقم نسخة مفقود، أو صلاحية غير واضحة: يتوقف الطلب حتى يعالج المسؤول النقص.

2. وضّحوا معنى كل حالة

1. سجّلوا رقم الطلب، ونسخة المستند، والكاتب، ونوع المستند، وأسماء أصحاب القرار، والقرار وسببه ووقته. حددوا مهلة لكل موافقة مطلوبة. مهلة كل خطوة في هذا المثال 24 ساعة متصلة، وليست يوم عمل. هذه قاعدة افتراضية.
2. يحدد المسؤول مسبقاً من ينوب عن صاحب القرار، وفي أي نوع من المستندات، ومن أي وقت إلى أي وقت. تُراجع صلاحية البديل عند رده. وبعد نقل الخطوة إليه، لا يُقبل قرار من الشخص السابق. التذكير بالبريد لا يمنح صلاحية الموافقة.
3. الرفض ينهي المراجعة مع حفظ السبب، ولا يسمح باستخدام المستند. للتصحيح، تُرسل نسخة جديدة لمراجعة جديدة. حسب قواعد هذا المثال، تحتاج كل نسخة جديدة جميع الموافقات من البداية. تبقى القرارات القديمة محفوظة في السجل.
4. عند انتهاء المهلة، تصبح الخطوة متأخرة ويُبلّغ المسؤول عن الإجراء. لا تُعتمد النسخة ولا يُسمح باستخدامها. على المسؤول تحديد صاحب الصلاحية وإعادة فتح الخطوة أو نقلها مع مهلة جديدة. هذه المعالجة اللاحقة خارج النموذج المحدود الذي اختبرناه.
5. قبل تسجيل السماح باستخدام النسخة، تأكدوا أنها ما زالت الأحدث وأن جميع الموافقات المطلوبة صالحة. يُحفظ سجل واحد للسماح باستخدام هذه النسخة من الطلب. تكرار طلب السماح باستخدام النسخة لا ينشئ سجلاً ثانياً. تغيير النسخة يحتاج مراجعة جديدة.
6. الإرسال الفعلي للعميل خارج هذا النموذج. يراجع المرسل الملف المعتمد ومن يحق له الاطلاع عليه. إذا لم يتأكد الإرسال، يُراجع سجل التسليم قبل المحاولة مرة أخرى. سجل الموافقة وحده لا يثبت وصول الرسالة.

3. طلب واحد وثلاث نتائج محتملة

الطلب DOC-32: النسخة الثانية من رسالة تغيّر موعد التسليم للعميل، أعدّها منسق العمليات. وافق مسؤول خدمة العملاء يوم 5 أكتوبر 2026 الساعة 09:00 بتوقيت UTC. تنتهي مهلة موافقة العمليات يوم 6 أكتوبر الساعة 09:00 بالتوقيت نفسه. البديل مخوّل لهذا النوع من المستندات من بداية 5 أكتوبر حتى بداية 7 أكتوبر، من دون شمول لحظة النهاية. تبدأ كل حالة أدناه من جديد بعد موافقة خدمة العملاء نفسها.

فحوص أخرى وحدود المثال

رفض النموذج أيضاً نوع مستند غير معروف، وغياب رقم النسخة، وموافقة الكاتب على مستنده، ورد شخص غير مكلّف، ورد بديل انتهت صلاحيته، ورد الشخص الذي نُقلت منه المهمة، ورداً يخص نسخة قديمة. وعند تغيير النسخة الثانية إلى الثالثة، أُلغيت الموافقات السارية مع حفظ سجل القرارات السابقة. بقي استخدام النسخة الثالثة ممنوعاً إلى أن تتم مراجعتها من جديد. هذه اختبارات لقواعد المثال فقط؛ لا تختبر نظاماً فعلياً أو صلاحيات الدخول أو التنبيهات أو الأعطال أو تعديلات تحدث في الوقت نفسه.

جهّزوا نموذج شركتك

للمرجع: تشرح مايكروسوفت تحديد نطاق التفويض ومدته، ويشرح Google Drive إعدادات الموافقة. تختلف الإعدادات بين المنتجات. القواعد أعلاه خاصة بالمثال، ولا تعني أن كل أداة تطبقها تلقائياً.

اقرأ مقال مسار الموافقات