مثال افتراضي للتخطيط · WEB-038
من بيانات متفق عليها إلى عرض جاهز للمراجعة
كل الأسماء والبيانات والقواعد هنا افتراضية. هذا نموذج ثابت للتوضيح، وليس نتيجة مشروع لعميل أو نظاماً يعمل على مستندات شركتك.
البيانات التي نبدأ بها
- سجل المشروع المعتمد
- P-104، التحديث الأول: العميل «شركة المثال»؛ العمل المطلوب «ورشة لإعداد التقارير»؛ موعد التسليم «20 أكتوبر».
- القالب المعتمد
- T-03، التحديث الثالث. يؤخذ اسم العميل والعمل المطلوب والموعد من سجل المشروع، أما بقية الصياغة فتأتي من القالب.
- الأدوار في المثال
- يحدّث المنسق سجل المشروع. ويوافق مسؤول التنفيذ على الموعد ويراجع العرض الناتج. ويتولى مسؤول القالب تحديث الصياغة المعتمدة.
القاعدة والمستند الناتج
يُعدّ المستند فقط إذا اكتملت الحقول الثلاثة وكان السجل والقالب معتمدين. تُحفظ أرقام تحديثاتهما مع كل نسخة جديدة من المستند، وتبدأ حالتها بـ«بانتظار المراجعة».
القالب: «عرض للعميل [الاسم]: [العمل المطلوب]. موعد التسليم: [الموعد].»
عرض للعميل شركة المثال: ورشة لإعداد التقارير. موعد التسليم: 20 أكتوبر.
هذه النسخة الأولى من المستند، أُعدّت من التحديث الأول للسجل P-104 والتحديث الثالث للقالب T-03.
مثال على سجل النسخ
النسخة الأولى — أُعيدت للتصحيح
السجل P-104: التحديث الأول · القالب T-03: التحديث الثالث
يعيد مسؤول التنفيذ المسودة ويطلب نقل الورشة إلى 27 أكتوبر. تبقى النسخة الأولى محفوظة، ويبقى موعد التسليم فيها 20 أكتوبر، ويُسجل معها سبب الإعادة واسم المراجع.
تحديث البيانات — الموافقة على الموعد الجديد
السجل P-104: التحديث الثاني · القالب دون تغيير
يعدّل المنسق الموعد في السجل إلى 27 أكتوبر. ويوافق مسؤول التنفيذ على البيانات الجديدة قبل إعداد مستند آخر.
النسخة الثانية — بانتظار مراجعتها
السجل P-104: التحديث الثاني · القالب T-03: التحديث الثالث
النص الجديد: «عرض للعميل شركة المثال: ورشة لإعداد التقارير. موعد التسليم: 27 أكتوبر.» تبقى النسخة الأولى محفوظة، ولا تُحسب مراجعتها موافقة على النسخة الثانية.
النسخة الثانية — معتمدة
النسخة المحفوظة نفسها، دون تغيير المحتوى
يراجع مسؤول التنفيذ النسخة الثانية ويوافق عليها. تُحفظ الموافقة واسم صاحبها ووقتها مع هذه النسخة تحديداً. ويُحدد بشكل منفصل مكان حفظ المستند ومن يقرأه ومن يحق له إرساله.
متى يتوقف إعداد المستند؟
احذف الموعد من السجل نفسه. النتيجة المطلوبة: لا يُنشأ مستند جديد، ويعود الطلب إلى المنسق لإكمال الموعد. لا يُنسخ تاريخ 20 أكتوبر من عرض قديم لتعويض المعلومة الناقصة. ويتوقف الإعداد أيضاً إذا لم يُعتمد السجل أو القالب.
إذا عدّل شخص نسخة نزّلها فقط، فتجب مراجعة التعديل قبل إعداد مسودة جديدة. يحدّث المنسق بيانات المشروع المتفق عليها في السجل، ويتولى مسؤول القالب تعديل الصياغة المشتركة. وأي تعديل مطلوب على المحتوى بعد الموافقة يحتاج نسخة جديدة ومراجعة جديدة، مع إبقاء النسخة المعتمدة محفوظة.
خطوات الإعداد والمراجعة
ما الذي يوضحه هذا المثال؟
أعاد اختبار محلي بسيط للقواعد إنتاج النصين، وحفظ أرقام تحديثات البيانات والقالب. ورفض إنشاء مستند عند غياب الموعد أو عدم اعتماد السجل أو القالب، كما رفض تسجيل موافقة على نسخة غير المقصودة. الاختبار يخص قواعد هذا المثال فقط. لم يختبر نظاماً فعلياً أو صلاحيات الملفات أو تعديلات متزامنة أو إرسال المستندات أو استعادة العمل بعد تعطل النظام.
في تجربتكم، احتفظوا بكل نسخة، وتحديثات السجل والقالب التي أُعدّت منها، وسبب التغيير ومن أجراه، وقرار المراجع ووقته. واطلبوا من المسؤول مراجعة المستند كاملاً، لا الحقول التي جرت تعبئتها فقط.