مثال ببيانات افتراضية • WEB-030 • 1 أكتوبر 2026

ورقة تخطيط أتمتة العمليات

ورقة ثابتة للنسخ إلى مستند العمل أو الطباعة. لا ترسل بيانات ولا تحفظها ولا تتصل بأي نظام. جميع الطلبات والمبالغ والقواعد أمثلة افتراضية؛ وليست حالة عميل أو سياسة مشتريات أو سير عمل قابل للتنفيذ.

العودة إلى المقال · فتح المخطط الافتراضي

على الشاشات الصغيرة، مرّر الجدول أفقياً للاطلاع على بقية الأعمدة.

جدول مقارنة فرص الأتمتة

العمليةالبداية والبياناتالقاعدة والإجراءالمسؤول ودليل الاكتمالالاستثناء ومدى ملاءمة البداية
اعتماد طلب شراءإرسال طلب: رقمه وإصداره ومقدمه والغرض والمبلغ والعملة ومركز التكلفةتوجيهه إلى أصحاب الصلاحية ثم إنشاء مهمة داخلية بعد اكتمال الموافقاتمسؤول العمليات؛ سجل القرار ورقم مهمة المشترياتالنقص ← مقدم الطلب؛ الرفض ← إغلاق؛ التأخر ← بديل مخوّل. مناسب عند الاتفاق على الصلاحيات.
تجهيز موظف جديدتأكيد الموارد البشرية: رقم الموظف والمباشرة والمدير والموقع والصلاحيات المعتمدةإنشاء مهام الموارد البشرية والتجهيز ومراجعة الوصول المناسبةمنسق الموارد البشرية؛ تأكيد اكتمال المهام. تقنية المعلومات مسؤولة عن الوصولغياب المدير ← الموارد البشرية؛ التكرار لا ينشئ حساباً جديداً؛ الخطوة المتعثرة تبقى مفتوحة. يتعقد العمل مع تعدد الأنظمة.
مراجعة فاتورة مورداستقبال فاتورة: معرف المورد ورقم الفاتورة والعملة والمبلغ ومرجع الطلب أو الاستلامفحص التكرار والمطابقة ثم الإحالة للمراجعة؛ الدفع مستقلالحسابات الدائنة؛ حالة المراجعة والمرجع المحاسبيالاختلاف ← إيقاف للمراجعة؛ تعطل النظام ← معالجة التعثر. يحتاج إلى معرفات وقواعد مطابقة موثوقة.
توجيه طلب خدمةإرسال نموذج: الرقم والتصنيف والموقع والتواصل وسبب الأولويةاختيار الجهة بحسب التصنيف والموقع ثم الإسناد والإشعارمنسق الخدمة؛ رقم التذكرة وقبول الفريقتصنيف مجهول ← فرز؛ تكرار ← التذكرة نفسها؛ تعطل النظام ← طلب ظاهر دون إسناد. يمكن البدء داخل منصة واحدة.

قواعد مسار الموافقة الافتراضي

  1. الحقول المطلوبة: رقم الطلب وإصداره ومعرف الحدث ومقدمه والغرض والمبلغ والعملة ومركز التكلفة. يُقبل مبلغ موجب بالريال السعودي فقط. تُعاد البيانات الناقصة أو غير الصالحة للتصحيح قبل الموافقة.
  2. حتى 5,000 ريال شاملاً: مدير الإدارة. فوق 5,000 ريال: المدير ثم المالية. لا يعتمد مقدم الطلب طلبه بنفسه؛ غياب المعتمد أو تعارضه يُحال إلى مسؤول العمليات لتعيين شخص مخوّل آخر.
  3. سجل المعتمد والقرار والسبب والوقت والإصدار. الرفض يُغلق الإصدار دون مهمة. بعد يومَي عمل دون رد في أي مرحلة اعتماد يُحال إلى بديل مخوّل ويبقى معلقاً. حدد تقويم العمل والمنطقة الزمنية قبل التطبيق.
  4. الموافقة تنشئ مهمة داخلية واحدة للمشتريات، ولا تُصدر أمر شراء أو تصرف مبلغاً. احفظ رقم المهمة في النظام المقصود. نجاح التشغيل التقني وحده لا يثبت وجودها.
  5. مفتاح الحدث يجمع رقم الطلب وإصداره ومعرف الحدث. تجاهل التكرار المطابق واعزل المحتوى المتعارض للمراجعة. مفتاح إجراء إنشاء المهمة يجمع الطلب وإصداره ونوع الإجراء؛ ويجب أن يمنع النظام المقصود تكراره أو أن يحجزه التكامل بخطوة لا تسمح لمحاولتين باستخدامه معاً. تسجيل المفتاح وحده لا يكفي. اختبر وصول حدثين في الوقت نفسه.
  6. تغيير المبلغ أو الغرض أو مركز التكلفة قبل إنشاء المهمة ينتج إصداراً جديداً ويلغي الموافقات المعلقة السابقة ويحتاج إلى موافقات جديدة. تجاهل القرارات المتأخرة للإصدار القديم. بعد إنشاء المهمة، استخدم إجراء تعديل أو إلغاء له مسؤول واضح.
  7. انتهاء مهلة إنشاء المهمة قد يخفي نجاحها. حدد مسؤول المعالجة وطابق النتيجة في النظام المقصود باستخدام مفتاح الإجراء قبل إعادة المحاولة. احتفظ بآخر حالة مؤكدة والخطأ والخطوة التالية وموعدها. ضع حداً لمحاولات معالجة الأخطاء المؤقتة المعلومة.

على الشاشات الصغيرة، مرّر الجدول أفقياً للاطلاع على بقية الأعمدة.

حالات قبول ببيانات افتراضية

جرى فحص النتائج المتوقعة بنموذج قرار محلي مبسط. لا تختبر هذه الحالات منصة فعلية أو موصلاً أو صلاحيات أو تنفيذاً متزامناً. اختبر ذلك في بيئة التطبيق قبل التشغيل.

الحالةالبيانات أو الحدثالنتيجة المتوقعة
T014,800 ريال؛ بيانات مكتملة؛ موافقة المديرمهمة واحدة
T025,000 ريال؛ موافقة المديرمهمة واحدة؛ الحد مشمول
T035,000.01 ريال؛ موافقة المدير؛ المالية لم تردانتظار المالية؛ دون مهمة
T045,000.01 ريال؛ موافقة المدير ثم الماليةمهمة واحدة
T055,000.01 ريال؛ رفض المالية بعد موافقة المديرمرفوض؛ دون مهمة
T064,800 ريال؛ مركز التكلفة مفقودإعادة للاستكمال؛ دون موافقات أو مهمة
T07مبلغ صفري أو سالب أو عملة غير الريالإعادة للتصحيح؛ دون مهمة
T08مقدم الطلب هو المعتمد، أو المعتمد غير محددتعيين معتمد آخر مخوّل بواسطة مسؤول العمليات؛ دون مهمة
T09المفتاح نفسه والمحتوى نفسه يصِلان مرتينتجاهل التكرار؛ دون موافقة أو مهمة إضافية
T10المفتاح نفسه يصل بمحتوى مختلفتعارض للمراجعة؛ دون إجراء جديد
T11مرور يومَي عمل دون قراريبقى معلقاً ويُحال إلى بديل مخوّل؛ لا اعتماد تلقائياً
T12انتهاء مهلة إنشاء المهمة والنتيجة غير مؤكدةالتحقق من النظام المقصود قبل إعادة المحاولة؛ لا تسجيل للاكتمال
T13تغيير المبلغ قبل إنشاء المهمة ثم وصول موافقة الإصدار القديمإصدار جديد بموافقات جديدة؛ تجاهل القرار القديم
T14حدث مختلف يحاول إنشاء مهمة لإصدار مكتملاستخدام رقم المهمة المحفوظ؛ لا مهمة ثانية
T15المدير يرفض طلباً بقيمة 4,800 ريالمرفوض؛ دون مهمة

إجراء شركتك: أكمل الحقول قبل التجربة

سؤال التخطيطالإجابة والمسؤول والدليل
اسم العملية والنتيجة المطلوبة________________________________
مسؤول العملية والبديل ومسؤول معالجة التعثر________________________________
حدث البداية والنظام المصدر والنظام المقصود________________________________
الحقول وتعريفاتها والنظام المرجعي________________________________
قواعد الصلاحيات ومن يعتمدها________________________________
الحالات المسموحة ودليل الاكتمال________________________________
التعامل مع الحدث المكرر أو المتعارض________________________________
مسار النقص والرفض والتأخر في الرد________________________________
التحقق بعد انتهاء المهلة وحد إعادة المحاولة________________________________
من يحق له القراءة والتعديل والاعتماد والمعالجة________________________________
وسيلة الإيقاف والإجراء اليدوي البديل________________________________
بيانات ما قبل التجربة: عدد الطلبات والانتظار والاستثناءات________________________________
حالات القبول والنتائج الفعلية والمراجع________________________________
التسليم: الاتصالات وإصدار القواعد وخريطة الحقول وإجراء التعديل________________________________
المتابعة: أقدم طلب معلق والاستثناءات بلا مسؤول والإجراءات المتعثرة والسجلات غير المتطابقة________________________________
دورية المراجعة ومسؤول التصعيد وقرار بدء التشغيل أو تأجيله________________________________