اجعل بيانات المستندات جاهزة لعمل فريقك

ابدأ بالبيانات التي يحتاجها الفريق

يحتاج فريق الاستلام إلى رقم الشحنة وتاريخها والكمية المستلمة كما وردت في الإشعار الأصلي. عندما تكون هذه البيانات جاهزة، يستطيع الموظف مراجعتها، وطلب توضيح عند الحاجة، ثم متابعة عمله. أما الأداة التي تملأ كل الخانات وتخلط بين الكمية المطلوبة والمستلمة، فلن تحقق هذا الهدف.

ابدأ بعدد محدود من أنواع المستندات. اختر أمثلة من اللغات والتنسيقات والنسخ غير الواضحة التي تصل إلى فريقك. اتفقوا على الإجابات الصحيحة قبل مقارنة الأدوات. واحتفظ بمجموعة مستقلة للاختبار النهائي، لا تستخدمها في تدريب الأداة أو تعديل إعداداتها.

افحص كل بيان مهم على حدة، بدلاً من الاكتفاء بدرجة عامة. احسب القيم الصحيحة والخاطئة والإجابات الناقصة بشكل منفصل. وما لا يمكن معرفته من الأصل يبقى غير محسوم. توضح إرشادات Google لتقييم النتائج لماذا يجب تحديد الخانات التي ستقيّمها، وكيف ستقارن إجابات الأداة بالإجابات المتوقعة.

ماذا يتغير عندما تخطئ الأداة في الكمية؟

مثال افتراضي ببيانات مختلقة: يريد فريق استلام أن تصله سجلات جاهزة للفحص. في الإشعار R-105، الكمية المطلوبة 10 وحدات، والمستلمة 7. كتبنا إجابة تجريبية خاطئة تسجل 10 وحدات مستلمة. هذه الإجابة لم تنتج عن أداة ذكاء اصطناعي، ولم نقس دقة أي منتج.

المتوقع: 7 وحدات مستلمة. الإجابة التجريبية: 10. يسجل التقييم خطأ في الكمية. في هذا المثال، لا نقبل خطأً في الكمية المستلمة. لذلك لا ننتقل إلى الاستخدام اليومي حتى نعالج سبب الخطأ ونجتاز اختباراً جديداً.

تتيح لك معايير التقييم وحزمة الاختبار الافتراضية تكرار المقارنة. تضم الحزمة ستة إشعارات مختلقة، بينها نص عربي وتاريخ يحتمل تفسيرين وكمية غير مذكورة وحالة فشل في المعالجة. الإجابات المتوقعة منفصلة عن الإجابات التجريبية. وتوضح الحزمة كيف تحسب الأخطاء مع إبقاء البيانات التي لا يمكن قراءتها من المستند منفصلة عن الإجابات الصحيحة والخاطئة.

احسب العمل الذي سيبقى على الفريق

لا تكفي البيانات الجاهزة إذا كانت مراجعتها تستهلك وقت الفريق. في تجربة فعلية، قِس وقت القراءة والتصحيح والمتابعة، إلى جانب وقت تشغيل الأداة. قارنه بالطريقة اليدوية الحالية. واحسب تكلفة الإعداد والاستخدام والدعم المستمر أيضاً. فكثرة الإجابات الصحيحة لا تعني بالضرورة انخفاض التكلفة.

اتفقوا قبل الاختبار على الأخطاء المقبولة والوقت المتاح للمراجعة. اعرض النتائج لكل لغة ونوع مستند على حدة. بذلك لا تخفي النتائج الجيدة للنسخ الإنجليزية الواضحة ضعفاً في المستندات العربية أو النسخ التالفة. إذا أخطأت الأداة في بيان أساسي أو زاد وقت المراجعة على قدرة الفريق، قلّل أنواع المستندات التي تعالجها الأداة أو أبقِ هذا النوع ضمن العمل اليدوي.

احتفظ بمجموعة المستندات والإجابات المتوقعة وإصدار الأداة وإعداداتها مع كل نتيجة. أي تغيير في الإعدادات أو تصحيح لإجابة متوقعة يستدعي مقارنة جديدة. تشمل الحزمة باللغتين للتحميل سجلاً فارغاً للتجارب وورقة لحساب التكلفة. أرقامها افتراضية للتدرب على الحساب، ولم تنتج عن قياس أداء أداة. ولا تكفي ستة إشعارات افتراضية للحكم على صلاحية الأداة للعمل الفعلي.

يمكن لداتيمور مساعدتك في ربط خطوات معالجة المستندات المتفق عليها بأنظمتك، من خلال مشروع محدد لربط الأنظمة. ابدأ بنوع مستند متكرر، والبيانات التي يحتاجها الموظف، ومن سيتولى مراجعتها. الهدف أن تصل للموظف بيانات جاهزة للمراجعة، وأن يبقى وقت المراجعة مناسباً لفريقك. تجربتك على مستنداتك هي ما يبين إن كان ذلك ممكناً.