خطة مخزون واحدة للمبيعات والمشتريات

اجمع الفريقين على خطة واحدة

تصوّر اجتماع مراجعة المخزون القادم: يشرح فريق المبيعات الطلب الذي يتوقعه، ويؤكد فريق المشتريات مدة انتظار البضاعة، ويتفق الفريقان على سبب الاحتفاظ بكمية إضافية. يساعد التنبؤ بالمخزون على إعداد هذه الخطة من خلال تقدير الطلب القادم. افصل هذا التقدير عن موعد التوريد ومخزون الأمان، حتى يعرف الفريق سبب كل تعديل.

مدة التوريد هي الفترة من إرسال طلب الشراء إلى أن تصبح البضاعة جاهزة للاستخدام. ومخزون الأمان هو الكمية الإضافية التي تحتفظ بها لمواجهة تغير الطلب أو تأخر التوريد. زيادته لا تجعل توقع الطلب أدق، لكنها تعني الاحتفاظ بكمية إضافية وتخصيص أموال أكثر للمخزون.

ابدأ بصنف واحد في موقع واحد. افصل الطلب المسجل عن الافتراضات التي ستبني عليها الخطة، وراجع الأيام التي نفد فيها الصنف؛ فالمبيعات المسجلة خلالها قد لا تعكس كل ما طلبه العملاء. حدّد من يراجع الطلب، ومن يتابع مواعيد المورد، ومن يوافق على تغيير مخزون الأمان.

اعرف أثر التأخير قبل أن تعد العميل

مثال ببيانات افتراضية، وليس من مشروع لعميل: يتوقع موزّع طلبًا على عشرة فلاتر يوميًا، ووصول البضاعة بعد أربعة أيام، ويختار عشرة فلاتر إضافية كمخزون أمان. في هذا المثال المبسط، يرسل طلب الشراء عندما يصل المخزون إلى 50 فلترًا: 40 للطلب المتوقع خلال الانتظار، وعشرة احتياطية.

يبدأ المثال بـ50 فلترًا صالحًا للاستخدام، دون طلبات شراء سابقة في الطريق أو طلبات عملاء لم تُلبَّ. إذا بقي الطلب عشرة يوميًا ووصلت البضاعة بعد أربعة أيام كاملة، يتبقى عشرة فلاتر قبل الاستلام مباشرة.

إذا تأخر الوصول إلى نهاية اليوم السادس، يحتاج العملاء إلى 60 فلترًا قبل وصول الدفعة. فتنقص عشرة فلاتر لتلبية الطلب، رغم أن الطلب اليومي طابق التوقع. يستطيع فريق المشتريات الآن توضيح السبب: الانتظار طال، بينما الطلب اليومي لم يتغير. وإذا اعتمد الفريق ستة أيام في الخطة، يرسل طلب شراء جديدًا عندما ينخفض المخزون إلى 70 فلترًا وفق القاعدة نفسها.

تغير الطلب له أثر مستقل. إذا بلغ الطلب 14 فلترًا يوميًا لأربعة أيام، ينقص المخزون الأصلي ستة فلاتر لتلبية الطلب. وإذا انخفض إلى ستة يوميًا، يتبقى 26. أما إذا رفع مخزون الأمان من عشرة إلى 30، فيبدأ طلب الشراء عندما ينخفض المخزون إلى 70؛ ومع الطلب وموعد الوصول الأصليين، يتبقى 30. بهذا تحتفظ شركتك بكمية إضافية لمواجهة التغيرات، وتتحمل تكلفة الاحتفاظ بها.

تساعد هذه المقارنات المبيعات والمشتريات على الاتفاق على التعديل المطلوب قبل وعد العميل بتوفر الصنف. لكنها لا تحدد أفضل كمية للمخزون. نفترض هنا متابعة المخزون كلما تغير، وإرسال طلب الشراء فور وصوله إلى الحد المحدد. أما عند المراجعة الأسبوعية، فيجب تغطية الطلب حتى المراجعة التالية وخلال انتظار التوريد أيضًا.

راجع الخطة قبل أن تعد العميل

يعرض مثال توقع الطلب وتخطيط المخزون الأرقام المستخدمة، وكيفية مقارنة التوقع بالطلب، وحالات نقص وفائض، وما نفعله عند غياب معلومة ضرورية. جميع الأرقام افتراضية. الكمية الاحتياطية اختيار نختبر أثره، وليست ضمانًا لتلبية نسبة محددة من الطلبات.

قارن التوقع بالطلب الفعلي في فترة لاحقة لم تستخدم بياناتها لإعداده، كما يوضح مرجع مبادئ وممارسة التنبؤ، بالإنجليزية. هذه المقارنة القصيرة ببيانات افتراضية لا تثبت دقة التوقع في شركتك. راجع أنماط الطلب الفعلية، وتغير مواعيد التوريد، ومدة صلاحية البضاعة، ومساحة التخزين، وتكلفة عدم تلبية الطلب قبل اعتماد الخطة.

يمكن لداتيمور جمع هذه السجلات والافتراضات المتفق عليها في عرض مشترك للتخطيط والمتابعة. وتوضح تجربة متابعة تنفيذ المشاريع عملًا في إعداد التقارير ومتابعة الموارد، وليست دليلًا على دقة توقع المخزون. ابدأ بسجل الطلب على صنف واحد ومواعيد توريده، ووضّح كيف يؤثر نقصه على العملاء. الهدف خطة يستطيع فريقك شرحها ومراجعتها وتعديلها قبل تأكيد موعد التوريد للعميل.