اجعل تفاصيل الشراء واضحة قبل الموافقة
تخيّل مشرف مستودع يستعد لاستلام أجهزة جديدة. يفتح الطلب فيجد الأصناف والتكلفة المتفق عليها وموعد التسليم المتوقع. ويرى فريق المالية الميزانية التي استندت إليها الموافقة، بينما يعرف فريق المشتريات ما يحق له طلبه من المورد.
للوصول إلى هذه الصورة، يبدأ الطلب باسم مقدّمه وإدارته، والأصناف والكميات وسبب الشراء ومكان التسليم والموعد المطلوب. ويُرفق به عرض المورد والتكلفة الإجمالية المتوقعة، بما يشمل النقل والضرائب عند انطباقها، مع توضيح العملة.
اربط الطلب ببند الميزانية، وبيّن المبلغ المتاح بعد الالتزامات القائمة وتاريخ مراجعته. الرصيد القديم لا يكفي. واتفقوا على حدود المبالغ التي يحق لكل مسؤول اعتمادها، ومتى تحتاجون إلى موافقة المالية. يمكن لأتمتة المشتريات توجيه الطلب حسب هذه القواعد، لكن تقدير الحاجة إلى الشراء يبقى مسؤولية الأشخاص المعنيين.
أبقِ المبلغ المعتمد واضحًا عند تغيّر السعر
مثال افتراضي: يطلب المستودع ثماني طابعات ملصقات بقيمة 18,000 ريال سعودي، ويوافق مدير الإدارة. قبل إصدار أمر الشراء، يصل عرض جديد يرفع الإجمالي إلى 24,000 ريال. في سياسة هذا المثال، يحتاج أي مبلغ يتجاوز 20,000 ريال إلى موافقة المدير ثم المالية.
يحدّث مقدّم الطلب عرض السعر. تبقى الموافقة السابقة في السجل، لكنها لا تسمح بالشراء بالمبلغ الجديد. يراجع المدير التغيير، وتتحقق المالية من الميزانية الحالية: المتاح بعد الالتزامات الأخرى 25,000 ريال. يوافق الطرفان على الطلب المعدّل، فيصبح لدى المشتريات مبلغ واضح وموافقات يمكن الرجوع إليها.
إذا لم يُذكر بند الميزانية، يعود الطلب إلى مقدّمه مع توضيح ما يحتاج إلى استكماله. وإذا رفض المسؤول الشراء، يصل السبب إلى مقدّم الطلب ويُغلق الطلب دون إصدار أمر شراء. إرسال تذكير أو عدم الرد لا يعني الموافقة.
يعرض نموذج طلب الشراء وسجل الموافقات تفاصيل المثال وقواعده والحالات البديلة، مع مخطط للمراحل. جميع البيانات افتراضية؛ النموذج لا ينفّذ شراءً أو دفعًا، ولا يعرض نتيجة مقاسة لدى عميل.
ساعد الفريق على التخطيط لما بعد الموافقة
الموافقة توضّح ما يمكن للمستودع شراؤه، لكنها لا تؤكد موعد وصول الطابعات. احتفظ برقم أمر الشراء بجانب الطلب المعتمد، ثم أضف تأكيد المورد وتحديثات التسليم. وإذا لم يصل التأكيد، أظهر ذلك بوضوح وحدّد موظف المشتريات المسؤول عن المتابعة.
بهذا يستطيع المشرف التمييز بين «تمت الموافقة» و«صدر أمر الشراء» و«تأكّد موعد التسليم» قبل ترتيب العمل. ويتطلب ذلك تحديث سجل الطلب باستمرار؛ تنظيم الموافقات لا يضمن التزام المورد بموعده.
يمكن لداتيمور مساعدتك في تنظيم طلبات الشراء حسب قواعد شركتك. ويعرض عملنا في متابعة المشاريع كيف جُمعت معلومات التقدم والمسؤوليات في مكان واحد. هذا العمل يخص متابعة المشاريع، وليس تطبيقًا للمشتريات. ابدأ بطلب متكرر، وحدود الموافقة عليه، والمعلومات التي يحتاجها الفريق لتخطيط يومه. الهدف أن يجد الموظف ما طلبه، وما اعتُمد، وآخر تحديث مؤكّد لأمر الشراء في مكان واحد.