طلب شراء يمكن متابعته حتى تأكيد المورد
اجمع المبلغ المعتمد وآخر تحديث لأمر الشراء، ليتمكن فريق المستودع من ترتيب عمله.
مثال افتراضي للتخطيط. جميع السجلات والأسعار والأدوار والقواعد والتواريخ افتراضية. هذه صفحة توضيحية فقط، وليست نظام مشتريات فعليًا أو عرضًا لنتائج عميل. لا تُصدر أوامر شراء ولا تنفّذ مدفوعات. ترقيم الأحداث يوضّح ترتيبها، ولا يقيس سرعة الإنجاز.
طلب الشراء والميزانية المتاحة
الطلب PR-S035
- مقدّم الطلب والإدارة
- مشرف المستودع؛ إدارة العمليات.
- الأصناف والغرض
- ثماني طابعات ملصقات لتجهيز محطات التعبئة.
- مكان التسليم والموعد المطلوب
- المستودع الافتراضي أ؛ 12 أكتوبر 2026.
- المورد والمرفقات
- المورد الافتراضي أ؛ عرضا السعر Q-1 وQ-2.
- التكلفة الكاملة والعملة
- العرض الأول: 18,000 ريال سعودي. العرض المعدّل: 24,000 ريال سعودي. المبلغان افتراضيان، ويشمل كلٌّ منهما تكلفة الطابعات الثماني والنقل والضرائب عند انطباقها.
بند الميزانية OPS-035
- المتاح قبل هذا الطلب
- 25,000 ريال بعد الالتزامات الأخرى، دون احتساب الطلب PR-S035.
- سجل الميزانية والمسؤول عنه
- السجل BUD-035، راجعه مسؤول الميزانية في 2 أكتوبر 2026. تعيد المالية التأكد من الرصيد قبل الموافقة النهائية.
- بعد اعتماد المبلغ المعدّل
- يُحجز 24,000 ريال لهذا الطلب، ويتبقى 1,000 ريال متاح.
- افتراض المثال
- لا تتغير الالتزامات الأخرى بين آخر مراجعة للميزانية وحجز قيمة هذا الطلب. يجب أن يمنع النظام الفعلي استخدام الرصيد نفسه لطلبين مختلفين.
كيف يسير الطلب في هذا المثال؟
- استكمال الطلب. يُعاد الطلب إلى مقدّمه لاستكمال البيانات الناقصة، مع توضيح المطلوب. لا تبدأ الموافقة أو إجراءات الشراء قبل استكمالها.
- مراجعة الميزانية والصلاحيات. تكفي موافقة مدير الإدارة للطلبات التي لا تتجاوز 20,000 ريال. أما الطلبات الأعلى فتحتاج إلى موافقة المدير ثم المالية. ولا يُقبل طلب بقيمة صفر أو أقل. ويجب ألا تتجاوز قيمة الطلب المبلغ المتاح في الميزانية.
- تسجيل قرار كل مسؤول. يسجَّل اسم الشخص والتاريخ ونسخة الطلب وعرض السعر والمبلغ وسجل الميزانية والسبب. أي تغيير في الشراء يتطلب مراجعة الميزانية وموافقات جديدة. الرفض يغلق الطلب مع إبلاغ مقدّمه بالسبب؛ وعدم الرد لا يعني الموافقة.
- إحالة الطلب المعتمد إلى المشتريات. يتحقق موظف مشتريات لديه صلاحية إصدار الأمر من مطابقته للطلب المعتمد، ثم يسجّل رقمه. الأدوار هنا توضيحية وليست قواعد صلاحيات تصلح لكل شركة.
- ربط تحديثات أمر الشراء. تظهر حالة إصدار الأمر، وتأكيد المورد، واستلام الأصناف كلٌّ على حدة. يُسجّل مصدر كل تحديث وتاريخه والمسؤول عنه. ما لم يتأكد يبقى ظاهرًا على أنه غير مؤكّد.
مقدّم الطلب والمدير ومسؤول المالية وموظف المشتريات أشخاص مختلفون في هذا المثال. حدّدوا الصلاحيات، ومن يطّلع على السجلات، ومن ينوب عند الغياب، ومسؤولية المتابعة قبل التطبيق الفعلي.
لماذا تغيّر المبلغ المعتمد؟
- 1 · تقديم النسخة الأولى
ثماني طابعات؛ العرض Q-1؛ 18,000 ريال؛ بند الميزانية OPS-035. يتحقق مسؤول الميزانية من توفر 25,000 ريال.
- 2 · موافقة المدير على النسخة الأولى
المبلغ ضمن صلاحية المدير الافتراضية البالغة 20,000 ريال. لم يصدر أمر شراء بعد.
- 3 · تقديم النسخة الثانية
يحل العرض Q-2 محل Q-1 قبل إصدار الأمر. تصبح تكلفة الطابعات الثماني نفسها 24,000 ريال. تبقى الموافقة السابقة محفوظة، لكنها لا تجيز الشراء بهذا الإجمالي الجديد.
- 4 · موافقة المدير والمالية على النسخة الثانية
يوافق المدير على الشراء المعدّل. تعيد المالية التأكد من توفر 25,000 ريال، ثم تعتمد 24,000 ريال بالاستناد إلى BUD-035. يُحجز مبلغ الطلب في الميزانية مرة واحدة، فيتبقى 1,000 ريال. يحتفظ السجل باسمي المسؤولين وعرض السعر ونسخة الطلب.
- 5 · تسجيل أمر الشراء
يطابق الأمر PO-S035 النسخة الثانية والعرض Q-2: ثماني طابعات بقيمة 24,000 ريال. الحالة: صدر الأمر وبانتظار تأكيد المورد. يتولى موظف المشتريات المتابعة في 3 أكتوبر. الموافقة وحدها لم تؤكد التسليم.
- 6 · تسجيل رد المورد
يؤكد المستند ACK-S035، بتاريخ 3 أكتوبر، أمر الشراء وموعد التسليم المتوقع في 12 أكتوبر. يربطه موظف المشتريات بالأمر PO-S035. يستطيع المستودع الآن التخطيط بناءً على موعد متوقع أكّده المورد.
حالة المثال في النهاية: اعتُمدت النسخة الثانية، وصدر الأمر، وأكّد المورد 12 أكتوبر موعدًا متوقعًا للتسليم. لم تُستلم الأصناف بعد، ولا يحدّد المثال حالة الدفع. تأكيد الموعد ليس ضمانًا للتسليم.
سجل الموافقات
قرارات الموافقة المحفوظة
تاريخ القرارات الثلاثة 2 أكتوبر 2026، وترتيبها حسب الحدثين 2 و4 أعلاه. يشير كل رمز شخص افتراضي إلى مستخدم مختلف لديه الصلاحية. لم يصدر أمر شراء للنسخة الأولى.
- القرار D-1 · المدير M-01 · موافق
الطلب PR-S035، النسخة الأولى؛ العرض Q-1؛ 18,000 ريال؛ بند الميزانية OPS-035 والسجل BUD-035. السبب: الحاجة إلى ثماني طابعات لمحطات التعبئة، مع مراجعة الميزانية الحالية ووقوع المبلغ ضمن صلاحية المدير. بقي القرار في السجل بعد تغيّر العرض. - القرار D-2 · المدير M-01 · موافق
الطلب PR-S035، النسخة الثانية؛ العرض Q-2؛ 24,000 ريال؛ بند الميزانية OPS-035 والسجل BUD-035. السبب: الحاجة لم تتغير، والتكلفة الجديدة مقبولة بشرط موافقة المالية. هذا القرار وحده لا يسمح بإحالة الطلب إلى المشتريات. - القرار D-3 · مسؤول المالية F-01 · موافق بعد D-2
الطلب PR-S035، النسخة الثانية؛ العرض Q-2؛ 24,000 ريال؛ بند الميزانية OPS-035 والسجل BUD-035. السبب: إعادة التأكد من توفر 25,000 ريال بعد الالتزامات الأخرى، مع موافقة المدير وتوفر ميزانية كافية للطلب المعدّل. اكتملت الموافقات المطلوبة، وحُجز لهذا الطلب مبلغ نهائي قدره 24,000 ريال مرة واحدة.
يجب مراعاة أي مبلغ سبق حجزه للطلب نفسه. في هذا المثال، لم يُحجز مبلغ ولم يصدر أمر شراء للنسخة الأولى. في النظام الفعلي، يحل المبلغ المعدّل محل الحجز السابق، ولا يُحتسب الشراء نفسه مرتين.
جرّب الحالات البديلة قبل الطلبات الفعلية
نقص البيانات أو الميزانية أو رفض الطلب
- بند الميزانية غير مذكور: يعود الطلب إلى مقدّمه لاستكماله، دون موافقة أو حجز مبلغ أو إصدار أمر شراء.
- المتاح 23,000 ريال فقط لطلب بقيمة 24,000 ريال: يعود الطلب للتعديل أو للحصول على قرار بشأن الميزانية ممن لديه الصلاحية حسب سياسة الشركة. لا يسمح المثال بالموافقة على الطلب قبل معالجة نقص الميزانية.
- المالية ترفض النسخة الثانية: يُغلق الطلب مع تسجيل السبب وإبلاغ مقدّمه. لا تُستخدم الموافقة على النسخة الأولى لإصدار أمر شراء. هذه نتيجة بديلة وليست جزءًا من التسلسل المعتمد أعلاه.
- لم يصل تأكيد المورد: تبقى الحالة «بانتظار التأكيد»، مع إظهار مسؤول المتابعة وموعدها. لا يُعرض الموعد الذي طلبه المستودع على أنه موعد مؤكّد.
- الإجمالي صفر أو سالب أو غير واضح: يعود الطلب للتصحيح. لا تُحدَّد جهة الموافقة بناءً على مبلغ غير صالح.
استخدم سياسة الشراء المعتمدة في شركتك، وجرّب قواعدها مع المسؤولين عنها. هذا المثال لا يختبر برنامجًا أو صلاحيات وصول أو معالجة محاسبية أو التزامًا قانونيًا. مراجعة الفواتير والدفع لهما إجراءاتهما الخاصة.
للاطلاع على المفاهيم: يشرح دليل IBM لأتمتة المشتريات الانتقال من طلب الشراء إلى الموافقة ثم أمر الشراء. ويفصّل شرح Microsoft لمراجعة طلبات الشراء (بالإنجليزية) الإرجاع للمراجعة وتوجيه الطلب حسب الصلاحيات. لا تثبت هذه المصادر حدود المبالغ الافتراضية أو نتائج لداتيمور. روجعت المصادر في 2 أكتوبر 2026.