اجعل التحقق من كل معلومة أسهل
بدل نسخ بيانات العقد إلى جدول ثم البحث عن مصدرها لاحقًا، يمكن لفريق إدارة العقود أن يبدأ بسجل مجهّز للمراجعة. تبقى كل معلومة مرتبطة بنسخة المستند ورقم الصفحة والنص الذي وردت فيه. وبذلك يستطيع زميلك التحقق من اسم أحد الأطراف دون إعادة البحث من البداية.
ابدأ بأسماء الأطراف وأرقام العقود والتواريخ المكتوبة بوضوح. يقترح النظام بيانات للسجل، ثم يتحقق منها شخص مخوّل بالمراجعة. نقل تاريخ من المستند لا يثبت موعد التجديد ولا يمنح إذنًا باتخاذ إجراء. أما تفسير العقد فيبقى من مسؤولية المختصين المخوّلين بذلك.
كيف يبدو السجل بعد المراجعة؟
مثال افتراضي ببيانات مختلقة: يذكر المستند SIM-084-v1 الشركة أ والشركة ب، ورقم العقد SYN-084، وتاريخ بداية هو 1 أكتوبر 2026. في الصفحة الثانية، كُتب تاريخ النهاية 04/05/2027 دون توضيح ترتيب اليوم والشهر. لم نستخدم عقدًا حقيقيًا أو نموذجًا لقراءة المستندات.
- الأطراف ورقم العقد: يمكن الرجوع من اسم كل شركة ومن رقم العقد إلى السطر الذي ورد فيه في الصفحة الأولى.
- تاريخ البداية: مصدره السطر الرابع من الصفحة الأولى، ويُحفظ في السجل بصيغة 2026-10-01، أي 1 أكتوبر 2026.
- تاريخ النهاية: يبقى الاقتراح «5 أبريل 2027» معلّقًا؛ فقد يعني النص أيضًا 4 مايو 2027. لذلك تظل خانة التاريخ المعتمد فارغة.
في هذا المثال، يعتمد الموظف المخوّل البيانات الأربع الواضحة بعد مطابقتها بالمصدر. ثم يطلب من المسؤول عن العقد توضيح التاريخ. يبقى النص الأصلي والاقتراح غير المعتمد ظاهرين. مراجعة السجل لم تكتمل، ولا يُستخدم التاريخ المعلّق لتشغيل تذكير أو أي إجراء آخر.
افتح المستند الافتراضي والسجل بعد المراجعة لترى السطر الذي جاءت منه كل معلومة. وإذا كانت معلومة مطلوبة غير موجودة، تبقى غير مؤكدة وتُحال إلى شخص مسؤول عن استكمالها. يوضح المثال طريقة تنظيم السجل، ولا يقيس دقة الاستخراج أو يقدّم مراجعة قانونية.
جهّز سجلًا يستطيع فريقك الرجوع إليه
قبل التجربة، اتفق على البيانات المطلوبة، ومن يستطيع الاطلاع على المستندات، ومن يراجعها، وأين تُحفظ القيم بعد اعتمادها. احفظ قرار المراجعة مع نسخة المستند التي راجعتها. وإذا تغيّرت النسخة، راجع البيانات من جديد قبل اعتمادها.
تحقق من أن الأداة المختارة تناسب لغات مستنداتك وأشكالها. مثلًا، تذكر وثائق نموذج العقود الجاهز من مايكروسوفت أنه يدعم مستندات باللغة الإنجليزية حاليًا. هذا المثال لا يثبت دعمه للعقود العربية.
يمكن لداتيمور مساعدتك في ربط هذه البيانات ومصادرها وقرارات مراجعتها بالأنظمة التي يستخدمها فريقك. ابدأ بالبيانات التي تحتاجها شركتك، وحدد من يتولى توضيح كل معلومة ناقصة أو ملتبسة. الهدف سجل يسهل الرجوع إليه، مع بقاء ما لم يُحسم واضحًا للجميع.