صورة أوضح لأعداد الموظفين وساعات عملهم

ابدأوا المراجعة بأرقام لها المعنى نفسه

تصبح اللوحة مفيدة عندما يستطيع كل فريق شرح الرقم بالطريقة نفسها. عدد الموظفين هو عدد الأشخاص المشمولين بالتقرير في تاريخ محدد. أما «مكافئ الدوام الكامل» فيعبّر عن مجموع ساعات العمل المحددة في العقود بما يعادلها من وظائف بدوام كامل. فموظفان يعمل كل منهما نصف دوام يُحسبان شخصين، لكنهما يعادلان وظيفة واحدة بدوام كامل.

اتفقوا أولًا على من يشمله التقرير. في هذا المثال نحسب الموظفين الذين لا تزال عقود عملهم سارية، بمن فيهم من هم في إجازة. ولا نحسب العاملين الذين توفرهم شركات توريد العمالة أو المتعاقدين المستقلين أو الوظائف الشاغرة. قد تحتاج هذه الفئات إلى عرض منفصل؛ إضافتها دون توضيح تغيّر معنى الأرقام.

اجمعوا عدد الموظفين وساعاتهم في عرض واحد

مثال افتراضي، وليس نتائج عميل: أنهت شركة شهر سبتمبر ولديها 120 موظفًا. تحدد العقود 40 ساعة أسبوعيًا لـ105 موظفين، و20 ساعة للـ15 الآخرين. إذا كان الدوام الكامل 40 ساعة، تعرض اللوحة 120 موظفًا وما يعادل 112.5 وظيفة بدوام كامل. يساعد هذا التمييز فريق المالية عند مناقشة ميزانية الموظفين، ويتيح لفريق الموارد البشرية شرح اختلاف عدد الأشخاص عن عدد الوظائف المكافئة لدوام كامل.

بدأ الشهر بـ116 موظفًا، وانضم عشرة وغادر ستة، فأصبح العدد 120. نحسب معدل مغادرة الموظفين في هذا المثال بقسمة المغادرين الستة على متوسط عدد الموظفين في بداية الشهر ونهايته، وهو 118. النتيجة 5.1%، وتشمل جميع المغادرين، لا المستقيلين فقط. لكنها لا تفسّر أسباب المغادرة.

لم تُسجَّل ساعات العمل لأحد موظفي الدوام الجزئي. بقي عدد الموظفين 120، لكن حساب مكافئ الدوام الكامل ظل غير مكتمل. بعد أن أكدت الموارد البشرية أن عقده يحدد 20 ساعة، أصبح الإجمالي ما يعادل 112.5 وظيفة بدوام كامل. هذا تصحيح للتقرير، ولا يضيف ساعات عمل جديدة. والساعات المحددة في العقود لا تخبرنا بمن هو متاح اليوم أو بما ينجزه كل موظف.

شاركوا الصورة العامة مع مراعاة الخصوصية

تجمع اللوحة الفرق الصغيرة ضمن مجموعات أوسع. وقاعدة هذا المثال هي ألا نعرض أرقام أي مجموعة يقل عددها عن خمسة. ونخفي أيضًا أي إجمالي أو رقم آخر يسمح بحساب القيمة المخفية بالطرح. اخترنا حد الخمسة لهذا المثال فقط؛ وهو لا يضمن عدم التعرّف على الأشخاص. فقد يستطيع القارئ تحديد هوية موظف بجمع نتائج تصفية مختلفة أو تقارير سابقة أو ملفات نزّلها. وقد تساعده معرفته المسبقة بالزملاء.

اعرضوا لكل فئة ما تحتاجه فقط. لا تضعوا في التقرير المشترك أسماء الموظفين أو أسباب غياب الأفراد أو تقييمات أدائهم. وإذا أضفتم الغياب لاحقًا، فاتفقوا على الفترة وساعات العمل المقررة التي ستستخدمونها في الحساب. هذه الأرقام تصف وضع الموظفين في الشركة، ولا تثبت أداء أي فرد.

تعرّفوا على الأرقام التي بُني عليها المثال والتصحيح وطريقة تجميع الفرق في لوحة مؤشرات الموارد البشرية الافتراضية وشرح مؤشراتها. اختاروا تاريخًا واحدًا للتقرير، وحددوا من يراجع السجلات ومن يتفق على ساعات العمل من فريقي الموارد البشرية والمالية. هكذا يمكن أن تركز المراجعة التالية على احتياجات الشركة بأرقام يستطيع الفريقان شرحها.

تساعدكم داتيمور في بناء تقارير مشتركة للموارد البشرية والمالية تناسب هذا الأسلوب. يوضح مثالنا في إدارة الأداء المؤسسي ربط الأهداف والمؤشرات والمشاريع في عرض واحد. وهو ليس دليلًا على نتائج مثال الموظفين أو نتائج تخص الموارد البشرية. شاركونا أسئلة التقرير ومصادر بياناته، وحددوا من يحتاج إلى الاطلاع عليه، لنتفق على ما ينبغي أن تعرضه المراجعة الشهرية.