خطة يعرف كل شخص ما يمكنه إنجازه فيها
يساعدك تخطيط احتياجات الفريق حسب حجم العمل على ربط الطلبات المتوقعة بالوقت والأشخاص المتاحين. تصبح مناقشة الأسبوع أوضح: ما الذي نستطيع قبوله، ومن سينفذه، وما الذي يحتاج إلى موعد آخر؟
لا تحسب كل ساعات الدوام كأنها متاحة للطلبات. اطرح وقت الإجازات والاجتماعات والالتزامات الأخرى، من دون احتساب الساعة نفسها مرتين. ثم افصل الساعات المتبقية حسب دور كل شخص. فالوقت المتاح للمراجعة لا يعوّض وقت الإعداد، إلا إذا كان المراجع مؤهلًا ومسموحًا له بأداء العمل نفسه.
تشير إرشادات IBM حول توزيع الموارد إلى أهمية مراعاة المهارات والتوفر. أما الأرقام، فتحتاج إلى سجلات شركتك ومراجعة الفريق. عندما تفترض ساعتين لإنجاز طلب، فهذا تقدير تستخدمه للخطة، وليس وعدًا بأن كل طلب سينتهي خلال ساعتين.
اتفق على الوقت المتاح قبل تحديد الموعد
مثال ببيانات مصطنعة للتوضيح، وليس نتيجة مشروع عميل: يخطط فريق خدمات لإنجاز 36 طلبًا خلال أسبوع. نفترض أن كل طلب يحتاج إلى ساعتين للإعداد ونصف ساعة للمراجعة. بذلك يحتاج العمل إلى 72 ساعة إعداد و18 ساعة مراجعة.
بعد طرح وقت الاجتماعات والالتزامات الأخرى والغياب، يتبقى لشخصين 60 ساعة إعداد معًا. وللمراجع 24 ساعة. ينقص الإعداد 12 ساعة، رغم وجود ست ساعات متبقية للمراجعة. جمع ساعات الجميع يوحي بأن النقص ست ساعات فقط، بينما يحتاج الإعداد فعليًا إلى 12 ساعة إضافية.
أصبح أمام المدير اتفاق محدد: توفير 12 ساعة فعلية من مساعدة مؤهلة للإعداد، أو نقل ستة طلبات إلى فترة لاحقة تأكد وجود وقت لها. وإذا احتاج الشخص المساعد إلى تعريف بالعمل، نطرح هذا الوقت من الساعات التي سيضيفها. وأسبوع مزدحم واحد لا يكفي وحده لتبرير توظيف دائم.
بعد الاتفاق، يعرف الموظفون كيف يتوزع العمل، وتستند مواعيد العملاء إلى خطة تمت مراجعتها. لكن مجموع ساعات الأسبوع لا يثبت أن المواعيد اليومية مناسبة. يجب أن ينتهي الإعداد في وقت يسمح بالمراجعة. وقد تتغير الخطة إذا وصلت طلبات طارئة أو احتاج العمل إلى وقت أطول.
حدّث الخطة مع ما تتعلمه من كل أسبوع
جرّب ورقة تخطيط ساعات الفريق القابلة للتعديل والمثال التفصيلي لتغيير عدد الطلبات أو ساعات الغياب. الأرقام افتراضات مصطنعة، وليست سجلًا لأداء سابق أو توقعًا للمستقبل. صحح أي بيانات ناقصة أو غير ممكنة قبل الاعتماد على النتيجة.
راجع مع الفريق ما أُنجز والوقت الذي استغرقه. إذا تكرر نقص الساعات في الدور نفسه، قارن الحاجة إلى دعم مستمر بإمكانية تحسين طريقة العمل. ولا تفترض أن أي تغيير سيوفر وقتًا قبل تجربته وقياس أثره.
تساعدك داتيمور على بناء صورة مشتركة للعمل والوقت المتاح. وتعرض حالة متابعة تسليم المشاريع مثالًا على متابعة تقدم المشاريع وتوزيع الموارد، وليست دليلًا على صحة معادلة للتوظيف. ابدأ بفترة عمل واحدة، وعدد الطلبات، والساعات المتاحة، وما يستطيع كل دور تنفيذه. الهدف خطة يفهمها الفريق ويستطيع تعديلها قبل الالتزام بمواعيد جديدة.