خطة أسبوعية توضح أين يحتاج الفريق إلى مساعدة
يوضح المثال كيف يتفق المدير مع الفريق على الطلبات التي يمكن إنجازها هذا الأسبوع، وما يلزم تغييره قبل قبول الباقي. عدّل الخانات الصفراء في ورقة العمل لتجربة افتراضات تناسب عملك.
مثال مصطنع: جميع الأرقام للتوضيح. هي افتراضات للتخطيط، وليست نتائج سابقة أو توقعًا للمستقبل.
أسبوع واحد ودوران مختلفان
| الافتراض أو النتيجة للأسبوع | الإعداد | المراجعة |
|---|---|---|
| ساعات كل طلب | 2 | 0.5 |
| عدد الأشخاص | 2 | 1 |
| ساعات الدوام لكل شخص | 40 | 40 |
| الالتزامات الأخرى، مجموع الدور | 12 ساعة | 8 ساعات |
| الغياب، مجموع الدور | 8 ساعات | 8 ساعات |
| الساعات المتاحة | 2 × 40 − 12 − 8 = 60 | 1 × 40 − 8 − 8 = 24 |
| الساعات المطلوبة | 36 × 2 = 72 | 36 × 0.5 = 18 |
| الساعات الناقصة | 12 | 0 |
| الساعات المتبقية | 0 | 6 |
على الشاشة الصغيرة، حرّك الجدول أفقيًا لقراءة بقية الأعمدة. يمكنك تعديل هذه الافتراضات في ورقة العمل.
تشمل الالتزامات الأخرى الاجتماعات والإدارة والعمل الآخر خلال وقت الحضور. اطرح كل ساعة مرة واحدة، ولا تحسب الغياب ضمن هذه الالتزامات أيضًا. أسبوع العمل المكوّن من 40 ساعة افتراض للمثال، وليس توصية قانونية أو سياسة لشركتك.
اتفق على التغيير قبل تحديد الموعد
- الإبقاء على 36 طلبًا: وفّر 12 ساعة عمل فعلية من شخص مؤهل للإعداد. اطرح أولًا أي وقت يحتاجه للتعريف بالعمل أو الإشراف عليه.
- الإبقاء على ساعات الإعداد الحالية: يحتاج 30 طلبًا إلى 60 ساعة إعداد و15 ساعة مراجعة. انقل ستة طلبات إلى فترة لاحقة فقط بعد التأكد من وجود وقت لها.
- تجربة تغيير في طريقة العمل: إذا افترضنا أن إعداد الطلب سيحتاج إلى 1.75 ساعة، يصبح المطلوب 63 ساعة ويبقى نقص قدره ثلاث ساعات. هذا افتراض غير مثبت؛ جرّب التغيير وقِس أثره قبل تحديد المواعيد بناءً عليه.
ما الذي لا تحسمه ورقة العمل؟
لا تعوّض ساعات المراجعة الست المتبقية نقص الإعداد، إلا إذا كان هناك شخص مؤهل ومسموح له بأداء هذا العمل. النتيجة لا تفترض تبديل الأدوار أو العمل لساعات إضافية أو تحسنًا في سرعة الإنجاز.
يستخدم المثال متوسط وقت لمجموعة طلبات متشابهة. ولا يحسب الطلبات الطارئة أو اختلاف أنواعها أو إعادة العمل أو وقتًا احتياطيًا للمفاجآت. راجع ذلك بصورة منفصلة من سجلات فريقك. كذلك لا تكفي ساعات الأسبوع لإثبات أن الجدول اليومي مناسب؛ يجب أن ينتهي الإعداد في وقت يسمح بالمراجعة.
إذا تكرر النقص، يمكن مناقشة المساعدة المستمرة أو تحسين طريقة العمل أو التوظيف. لكن أسبوعًا مزدحمًا واحدًا لا يكفي للتوصية بتوظيف دائم. راجع التكلفة والمهارات وتوفر الأشخاص والمواعيد أولًا.
غيّر أحد الافتراضات وراجع النتيجة
افتح ورقة العمل وعدّل الخانات الصفراء. عند خفض الطلبات إلى 30 يختفي نقص ساعات الإعداد. وإذا زاد غياب فريق الإعداد من ثماني ساعات إلى 16 ساعة، يرتفع النقص إلى 20 ساعة.
امسح عدد الطلبات، أو اكتب نصًا بدل الرقم، أو أدخل عددًا سالبًا، أو اجعل مجموع الغياب والالتزامات أكبر من ساعات الدوام. يجب أن تظهر عبارة «راجع المدخلات» بدل النتيجة المتأثرة. كذلك لا تقبل الورقة كسورًا في عدد الأشخاص أو الطلبات، ولا تقبل وقتًا يساوي صفرًا لكل طلب. صفر طلبات قيمة صالحة تعني عدم وجود عمل مخطط. وصفر أشخاص قيمة صالحة فقط إذا كانت الالتزامات والغياب صفرًا؛ عندها لا توجد ساعات متاحة.